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Constitución de Empresa Online

todaynoviembre 8, 2017 9

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El régimen especial de constitución online de sociedades aprobado por el Decreto-Ley n.º 125/2006, de 29 de junio, posibilita la creación de empresas a través de Internet.

La constitución de sociedades anónimas y limitadas (con la excepción de las sociedades europeas y aquéllas cuyas aportaciones de capital entrañen activos inmobiliarios) se realiza en la página web del Portal de Empresa. El procedimiento lo supervisa el Registro Nacional de Personas Colectivas (RNPC) independientemente de la ubicación de la sede de la sociedad que se desee constituir

El registro de la sociedad constituida se realiza inmediatamente (en caso de que la sociedad adopte unos estatutos reprobados por el RNPC) o en un plazo máximo de 2 días hábiles (en caso de que los socios acuerden una versión diferente de estatutos elaborados por ellos mismos).

Las tasas administrativas del proceso de constitución online se reducen en un 40%.

El acceso al servicio de constitución online debe hacerse través de un ordenador personal con acceso a Internet y con recursos de certificación digital (incluidos en la Carton de Ciudadano portugues).

En primer lugar, se autenticar el certificado digital del solicitante en la página web de Portal da Empresa. Cuando el usuario proceda a su autentificación por primera vez, visualizará la información correspondiente al certificado digital (nombre, dirección de correo electrónico, dirección física y NIF), con la posibilidad de poder actualizar la información de contacto.

A continuación se describen los pasos necesarios para constituir una empresa online:

1.º paso: Elección de la denominación social

Existen dos opciones para escoger el nombre de la sociedad:

1.   Selección y reserva del nombre a partir de la lista de nombres disponibles online (lista de nombres propuestos por el RNPC, a los que se les ha asociado un NIPC y un número de la Seguridad Social, generados en el momentos de la constitución de la sociedad);

2.  Selección del nombre mediante el uso de un Certificado de admisibilidad (en cuyo caso el solicitante insertará el número de identificación de la sociedad en el sistema). El Certificado de admisibilidad tiene una validez de tres meses a partir de la fecha de emisión o de renovación.

2.º paso: Información de la sociedad

El solicitante debe seleccionar bien un modelo predeterminado de estatutos o un documento propio elaborado por los socios.

Deberá incluir la siguiente información:

  1. a) Empresa:
  • En caso de que la denominación social haya sido escogida del listado de nombres, referencia al ámbito de actividad en dicha denominación (opcional);
  • Tipo de sociedad;
  • Domicilio social;
  • Objeto social;
  • Clasificación de Actividad Económica (CAE);
  • Importe del capital social;
  • IBAN (opcional) para posibles reembolsos por transferencia bancaria.

Asimismo, en caso de que el solicitante opte por unos estatutos reprobados, deberá incluirse la siguiente información:

1.  cómo se desembolsará el capital social;

2.  En caso de que se trate de una sociedad anónima, el valor nominal de las acciones;

3. La forma de obligar.

En los casos aplicables, podría ser necesario presentar las debidas autorizaciones administrativas.

En los casos aplicables, podría ser necesario presentar las debidas autorizaciones administrativas. Participantes:

Socios:    Información de los socios que sean personas físicas: nombre, sexo, NIF, estado civil (y, en el caso de estar casados, régimen matrimonial y nombre de su cónyuge), ciudad de nacimiento, nacionalidad, domicilio, número de teléfono de contacto, dirección de correo electrónico;

A)  Información de los socios que sean personas jurídicas: razón social, domicilio social y NIPC;

B) Número de participaciones (sociedades limitadas) o número de acciones (sociedades anónimas) que poseerán.

Si se ha optado por un documento constitutivo personalizado, identificación de los otorgantes, nombre, NIF y dirección de correo electrónico. Dicha identificación sirve para que los socios puedan acceder al borrador del acta constitutiva online para su discusión.

Administración y auditoria:

1.  En el caso de las sociedades anónimas, identificación del auditor principal, del auditor suplente y de al menos un administrador (nombre completo, domicilio y NIF); o

2.  En el caso de las sociedades limitadas, identificación de al menos un administrador (nombre completo, domicilio y NIF).

 

Censor jurado (Técnico Oficial de cuentas, TOC) – tres opciones:

A)  Designar un TOC insertando sus datos (número de colegiado, nombre, CIF, domicilio profesional, número de teléfono de contacto y dirección de correo electrónico);

B)  Seleccionar un TOC de la lista facilitada por la cámara dos TOC (CTOC); o

C) No designar ningún TOC y optar por presentar la declaración de inicio de actividad en un plazo de 15 días.

3.º paso: Adhesión a un Centro de arbitraje

Una vez insertada la información de la empresa, el interesado deberá indicar si quiere adherirse a un Centro de arbitraje. El proceso de adhesión es sencillo, voluntario y no implica coste alguno: basta con cumplimentar el formulario de deseo Plena einmediata  en el momentos de la constitución de la sociedad online. Mediante esta adhesión, la empresa acepta someterse a la jurisdicción exclusiva de dicho centro en caso de cualesquiera conflictos que pudieran surgir que sean de su competencia.

Aquellas empresas que lleven a cabo actividades de compraventa de vehículos o de prestación de servicios relacionados con los vehículos sólo podrán adherirse al Centro de arbitrajes do Sector automóvil (CASA).

4.º paso: Validación de los estatutos

Una vez introducida la información relativa a la empresa y sus participantes, el solicitante puede proceder a la validación de los estatutos.

En el caso de optar por unos estatutos reprobados, la aplicación permite visualizar el documento para que los socios puedan detectar y subsanar errores o discrepancias resultantes de la inserción de datos. Esta operación puede efectuarse mediante un «Fórum Privado», cuyo acceso está restringido a los socios que, en el momentos de su identificación, hayan proporcionado su dirección de correo electrónico (ver 2.º Paso).

En el caso de que los estatutos sean elaborados por el solicitante, deberán cargarse a fin de que estén disponibles para los socios en el «Forum Privado».

Posteriormente, mediante la recepción de una notificación de los socios, el solicitante puede proceder a las modificaciones necesarias, accediendo al proceso a través del Dossier Electrónico de la Empresa. Una vez finalizado el proceso, la solicitud generará de forma automática el número de la Seguridad Social (NISS) de la sociedad.

5.º paso: Firma y envío de documentos

Una vez validada la información contenida en los estatutos, el solicitante debe realizar los siguientes procedimientos:

  • Imprimir y firmar los siguientes documentos:

1.   Estatutos;

2.  Formulario de adhesión al Centro de arbitraje (si proceden);

3. Formulario para comprobación de firmas.

 

  • Carga de los citados documentos firmados, así como de:

A)   Poderes de representación correspondientes (si proceden);

B)  Certificado del Registro Mercantil (si proceden);

C) Acta de acuerdos (si proceden);

D) Estatutos de los socios (si proceden);

E)  Declaración de aceptación expedida por el auditor principal (si proceden);

F) Declaración de aceptación expedida por el auditor suplente (si proceden);

G)   Autorizaciones administrativas (si proceden);

J)  Cualesquiera otros documentos relevantes.

El envío de documentos en formato digital sustituye a la necesidad de enviar por correo los documentos en papel. Los documentos enviados deberán conservarse hasta la confirmación de la constitución jurídica de la empresa.

El envío de documentos en formato digital sustituye a la necesidad de enviar por correo los documentos en papel. Los documentos enviados deberán conservarse hasta la confirmación de la constitución jurídica de la empresa.

6.º paso: Pago

Los gastos inherentes a la constitución de una sociedad son el resultado de la suma de las cantidades fijas y variables que se indican a continuación:

  • 180 EUR (modelo predeterminado de estatutos); o
  • 380 EUR (estatutos elaborados por el solicitante y aprobados por los otorgantes)

En el caso de aquellas sociedades que desarrollen una actividad en el sector tecnológico o de investigación, el coste es menor, 120 o 20 EUR, respectivamente.

En el caso de sociedades con marcas asociadas, deberá añadirse un importe adicional de 100 EUR (más 44 EUR por cada clase adicional).

7.º paso: Detección de errores

En el caso de que se detecten errores durante el proceso de registro, el solicitante recibirá un mensaje de correo electrónico en el que se le solicitará la rectificación correspondiente, que deberá tener lugar en un plazo de cinco días hábiles. En caso de que la regularización no se efectúe durante el plazo referido, el estado de constitución pasará a «plazo para la sublevación de irregularidades expirado». En este caso, el registro permanecerá como provisional o será rechazado.

La rectificación de errores se realiza conectándose al Portal da Empresa y, una vez corregidos, el proceso debe confirmarse de nuevo para dar continuidad al registro de la sociedad.

En caso de que las irregularidades detectadas estén relacionadas con el pago, el solicitante deberá presentarse personalmente ante el RNPC a fin de regularizar su situación.

8.º paso: Pasos siguientes

Una vez enviada la solicitud de constitución de la sociedad online, los servicios competentes validar la información. A continuación, tendrán lugar los pasos siguientes:

  • Envío al solicitante de una notificación por correo electrónico por parte de los servicios competentes, con acuse de recibo de la correspondiente solicitud;
  • Envío al solicitante de una notificación por correo electrónico para confirmar el proceso de constitución;
  • Envío a la sede de la sociedad, por correo ordinario, del Certificacióndo registro Comercial, la Carton de Persona Colectiva y justificantes de pago;
  • Publicación del registro online de la sociedad en la web del Ministerio de Justicia;
  • Notificación a las administraciones tributarias: la información del TOC (en caso de haber sido designado o asignado) también se pone a disposición para que éste pueda proceder a la declaración de inicio de la actividad;
  • Envío de la información relativa a la constitución de la sociedad a la Seguridad Social;
  • Envío de información al Gabinete de Política Legislativa e planeamiento (GPLP): información relativa a la actividad del registro de sociedades (por ej.: constitución, cambio de sede o modificación de los órganos sociales), para el Instituto Nacional de estadística, con fines estadísticos;
  • Una vez creada la empresa, la fundación para la Computación Científica Nacional genera una ID de usuario y una contraseña que permiten gestionar el dominio creado para la web de la empresa y sus direcciones de correo electrónico.

Escrito por Gleny Cruz

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